Quy trình giám định và bồi thường tổn thất trong công tác triển khai bảo hiểm hàng hóa trong xuất nhập khẩu

Ngay sau khi nhận được thông báo tai nạn, tổn thất từ khách hàng qua bất cứ hình thức nào, công ty bảo hiểm phải cử ngay nhân viên thu thập thông tin ban đầu liên quan đến tổn thất và mở sổ theo dõi tổn thất, sổ nhận khai báo tổn thất. Quy trình giám định bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển:

Nhận yêu cầu giám định

Thực hiện giám định

Thông báo kết quả giám định

Lập biên bản giám định và lập hồ sơ giám định

Thu phí giám định

Nhận yêu cầu giám định: Khi phát hiện ra tổn thất người được bảo hiểm phải gửi ngay giấy yêu cầu giám định đến công ty bảo hiểm, yêu cầu ban đầu có thể bằng điện thoại nhưng sau đó phải bổ sung giấy yêu cầu chính thức theo mẫu để lưu vào tập hồ sơ giám định. Đồng thời người yêu cầu giám định phải bổ sung đầy đủ các giấy tờ có liên quan cần thiết. Dựa trên các chứng từ thu thập được, giám định viên phân tích yêu cầu giám định, xem xét các điều kiện bảo hiểm, loại hàng hóa, phương thức đóng gói, phương tiện vận chuyển… để đánh giá sơ bộ tổn thất có được bảo hiểm hay không, có thuộc phạm vi trách nhiệm của công ty bảo hiểm không. Nếu tổn thất không được bảo hiểm hoặc có thể khẳng định ngay không thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì phải trả lời ngay cho khách hàng để khách hàng có biện pháp thích hợp đối với hàng hóa của mình, tránh tổn thất hàng hóa phát sinh. Nếu tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm hoặc trách nhiệm bảo hiểm chưa xác định được ngay hoặc phạm vi bảo hiểm chưa rõ ràng, công ty bảo hiểm sẽ tiến hành các công việc tiếp theo. Thực hiện giám định: Việc giám định có thể do công ty tự tổ chức giám định hoặc thuê các công ty giám định chuyên nghiệp. Giám định viên cần phải phối hợp với các bên liên quan để thu thập thông tin, xét nghiệm hiện trường một cách chính xác. Các giấy tờ có liên quan đến vụ giám định thường gồm:

Giấy chứng nhận bảo hiểm

Vận đơn B/L

Chi tiết đóng gói P/L

Hóa đơn mua hàng Invoice

Hợp đồng mua bán Sale Contract

Giấy chứng nhận phẩm chất

Biên bản hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ do tàu gây nên

Sơ đồ xếp hàng

Nhật ký hàng hải

Giấy chứng nhận kín chắc hầm tàu trước khi xếp hàng

Giấy chứng nhận vệ sinh hầm tàu trước khi xếp hàng

Giấy chứng nhận ôn độ.

Công tác giám định tại hiện trường: Giám định viên cùng đại diện của chủ tàu, chủ hàng đến nơi hàng tổn thất để tiến hành giám định.

Kiểm tra miệng hầm:

+ Xem xét tình trạng niêm chì, ký hiệu niêm chì, vị trí cặp chì + Cách che đậy miệng hầm, tình trạng miệng hầm.

Kiểm tra hàng trước khi dỡ hàng, xem xét tình trạng hàng xếp mặt trên

Kiểm tra tình hình chèn lót, sắp xếp hàng, thông gió, thiết bị của tàu và các yếu tố có thể gây nên tổn thất.

Nếu thấy hàng ướt phải xem ngay ống dẫn nước, dẫn dầu, đường thông gió, hàng lỏng xung quanh. Nếu hàng bị rách vỡ phải kiểm tra khả năng do dụng cụ xếp dỡ hàng xuống tàu, cách chèn lót sắp xếp của tàu, bao bì đóng gói, khả năng va chạm của tàu.

Giám định bên ngoài kiện hàng: kiểm tra ký mã hiệu xem đúng trong hợp đồng hay không, các ký hiệu đề phòng hạn chế tổn thất; kiểm tra bao bì: vật liệu bao bì, cách thức đóng gói, dấu vết tổn thất của bao bì.

Giám định bên trong kiện hàng: tùy thuộc tình trạng tổn thất loại hàng, số lượng tổn thất nhiều hay ít đề nghị chủ tàu và chủ hàng mở toàn bộ hoặc một số kiện hàng bên trong để xem xét:

+ Xem cách đóng bao bì, xếp chèn hàng hóa + Số lượng, khối lượng có trong mỗi kiện + Tình trạng tổn thất của hàng hóa + Các dấu vết, biểu hiện hư hỏng thiệt hại, các vật lạ và các hiện tượng khả nghi.

Lấy mẫu và chụp ảnh

+ Cần phải lấy mẫu để xét nghiệm và phân tích lý hóa để xác định được nguyên nhân tổn thất, xác định giá trị hàng hóa có đủ phẩm chất hay không hay để so sánh, xác định mức độ tổn thất. + Khi điều kiện cho phép giám định viên nên chụp ảnh về hàng hóa. Tuy nhiên bắt buộc phải chụp ảnh khi chủ tàu không chịu ký vào biên bản giám định, lô hàng bị tổn thất lớn hay dùng lời không thể diễn tả được tình trạng và mức độ tổn thất.

Xác định mức tổn thất, ghi rõ số lượng hàng bị hư hỏng, ước tính chi phí để khắc phục, tỷ lệ giảm giá, giá trị còn lại của hàng hóa.

Lập biên bản giám định: Khi giám định xong, giám định viên phải ghi toàn bộ nội dung chi tiết của cuộc giám định, kết quả giám định được lập thành biên bản giám định để khách hàng, người bảo hiểm và các bên có liên quan có cơ sở pháp lý phân bổ trách nhiệm, người được bảo hiểm có cơ sở để khiếu nại giải quyết bồi thường. Biên bản giám định phải ghi rõ:

Nguyên nhân, mức độ tổn thất

Tình trạng sắp xếp chèn lót thiết bị của tàu

Số lượng kiện, số thứ tự kiện hàng bị tổn thất

Tình trạng tổn thất và tổn thất của bao bì

Biên bản giám định phải được tiến hành tại hiện trường và có chữ ký của các bên liên quan xác nhận.